Privacy statement voor deelnemers
Alles over privacy en data security
Voor klanten en websitebezoekers
Voor deelnemers van onze opdrachtgevers
1. Algemeen
1.1 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens van de Gebruikers. Door het Domein van TrainTool te gebruiken voor een online training en toetsing als Deelnemer, en/of ondersteuning van een online training en toetsing c.q. toezicht daarop als Coach of Administrator in opdracht van Opdrachtgever, vindt een verwerking van persoonsgegevens plaats. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe dit gebeurt.
1.2 Door akkoord te gaan met deze Privacyverklaring - en daarmee de voorwaarden voor de gegevensverwerking - verleent Gebruiker uitdrukkelijke toestemming voor deze gegevensverwerking. Indien Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht het Domein niet te gebruiken en dit te melden aan Opdrachtgever.
2. Definities
2.1 Opdrachtgever: de organisatie die een commerciële overeenkomst met TrainTool B.V. is aangegaan ten behoeve van het inzetten van TrainTool voor haar gebruikers.
2.2 Domein: het door TrainTool aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde domein voor online training en toetsing. Dit domein is te herkennen aan de URL (domein.traintool.com) en de vormgeving. Alle gegevens van Gebruikers en hun trainingen zijn (alleen) binnen dit domein te raadplegen.
2.3 Gebruiker: een gebruiker is gekoppeld aan het Domein en logt in met een binnen dat Domein, unieke combinatie van e-mailadres en wachtwoord. Een gebruiker heeft minimaal 1 en maximaal alle navolgende rollen c.q. profielen: Deelnemer, Coach, Administrator.
2.4 Administrator: een administrator is degene die, binnen het Domein, alle rechten heeft om
(i) programma’s aan te maken, te bewerken of te verwijderen,
(ii) andere Gebruikers (in elke rol) aan te maken, te bewerken of te verwijderen en
(iii) rapportages over Gebruikers binnen het Domein samen te stellen en in te zien.
Binnen de rol van Administrator is nog onderscheid te maken tussen Account Admin en Program Admin, dit heeft echter geen consequenties voor de privacy bepalingen hieromtrent.
2.5 Coach: een Coach is degene die door de Administrator wordt toegewezen aan 1 of meerdere Deelnemers. Afhankelijk van hoe de Administrator het instelt, kan en mag de Coach meekijken (observeren), feedback geven en een training en/of toets van desbetreffende Deelnemer(s) beoordelen.
2.6 Deelnemer: degene die door of namens Opdrachtgever wordt ingeschreven binnen het Domein voor een online training, Skills Coaching of toets en daarvoor het Domein mag gebruiken.
2.7 Vriend: een door een Deelnemer aangewezen persoon om hem of haar van feedback te voorzien via TrainTool. Alleen andere Deelnemers in TrainTool kunnen worden toegevoegd als Vriend.
2.8 Privacyverklaring: deze privacyverklaring.
3. Verwerking van (persoons)gegevens
3.1 Opdrachtgever verzamelt door tussenkomst van TrainTool persoonsgegevens van Gebruiker die desbetreffende Gebruiker via het Domein heeft verstrekt in het kader van een online training, Skills Coaching en toetsing als Deelnemer, en/of ondersteuning van een online training en toetsing c.q. toezicht daarop als Coach of Administrator. Verzameling vindt bijvoorbeeld plaats indien:
3.1.1 Administrator een account aanmaakt voor Gebruiker, wat alleen is toegestaan aan Administrator ten behoeve van Opdrachtgever, en betreffende Gebruiker autoriseert voor toegang tot het Domein als Deelnemer, Coach en/of Administrator.
3.1.2 Gebruiker zich inschrijft voor en/of deelneemt aan een online training, Skills Coaching en/of toetsing.
3.1.3 Deelnemer camerabeelden (via webcam of mobiele camera) dan wel geluidsopnamen van een gevolgde en bewaarde online training en/of toetsing deelt met zijn/haar Coach of Vriend(en).
3.1.4 Deelnemer feedback verzoekt en/of ontvangt van zijn/haar Coach of Vriend(en).
3.1.5 Deelnemer een beoordeling verzoekt en/of ontvangt van zijn/haar Coach.
3.1.6 Deelnemer feedback geeft aan een andere Deelnemer die hem/haar heeft uitgenodigd als Vriend.
3.1.7 Gebruiker TrainTool om support bij gebruik van het Domein verzoekt.
3.1.8 Administrator van het Domein om rapportage over deelname, voortgang en prestatie bij een online training, Skills Coaching en toetsing door de Deelnemer verzoekt.
3.2 De verstrekte persoonsgegevens die door TrainTool in opdracht van Opdrachtgever worden verwerkt (en door uzelf of over uzelf zijn verstrekt door Administrator van Opdrachtgever of andere Gebruikers) zijn:
3.2.1 gegevens waarvan verstrekking noodzakelijk is om als Gebruiker het Domein te gebruiken voor een online training, Skills Coaching en/of toetsing, zijnde:
(a) voornaam en achternaam,
(b) e-mailadres,
(c) persoonlijk wachtwoord,
(d) naam training(en), bijbehorende rapportage groep, Coach en Administrator,
(e) camerabeelden dan wel geluidsopnamen (van een door Deelnemer gevolgde en bewaarde training),
(f) informatie over deelname aan, voortgang en prestatie bij een online training en toetsing zoals (i) verstrekte antwoorden op trainingsvragen, (ii) tijdsbesteding, (iii) mate en wijze van feedback aan groepsgenoten, alsmede (iv) feedback van, en beoordeling door, de Coach.
(g) alleen voor gebruikers van Skills Coaching: telefoonnummer.
3.2.2 gegevens waarvan verstrekking optioneel is om als Gebruiker het Domein te gebruiken voor een online training, Skills Coaching en toetsing door dit actief te verstrekken binnen het eigen online profiel, zijnde:
(a) telefoonnummer en
(b) foto.
3.3 De verstrekte persoonsgegevens worden door TrainTool ten behoeve van Opdrachtgever uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van haar dienstverlening in opdracht van Opdrachtgever zijnde het ontwikkelen, faciliteren, onderhouden en optimaliseren van een online training en toetsingsplatform voor vaardigheden bij de Deelnemer alsmede de ondersteuning van diens gebruik daarvan. Meer specifiek is daarbij een focus op het oefenen van (soft) skills door Deelnemer met feedback van Coach en Vrienden alsmede het (al dan niet geanonimiseerd) inzichtelijk maken van het niveau van de betreffende Deelnemer (op individueel, groeps-, en/of bedrijfsniveau of geanonimiseerd voor bedrijfssector) via rapportages.
4. Minderjarigen
4.1 Het Domein is niet ingericht op gebruik door minderjarigen (dat wil zeggen personen onder 16 jaar). Minderjarigen mogen zich in ieder geval alleen registreren als Gebruiker met toestemming van hun ouders of voogd. De ouder of voogd kan in dat geval ook altijd de aan Opdrachtgever via het Domein verstrekte gegevens aanpassen of verwijderen.
5. Delen door Deelnemers
5.1 Deelnemer kan bij deelname aan een online training en toetsing binnen het Domein zelf bepalen of hij/zij de (tussentijdse) resultaten van een online training en toetsing (zoals de camerabeelden van een gevolgde en door Deelnemer bewaarde online training en toetsing alsmede de antwoorden op andere vragen c.q. opdrachten) beschikbaar stelt aan zijn/haar Vrienden, Coach, of Administrator dan wel TrainTool voor technische support. Deze verstrekte informatie kan dan door die derden worden bekeken. Wie ervoor kiest om bepaalde informatie te delen, dient zich te realiseren dat die informatie dan door de derde(n) op onbekende wijze verder kan worden gebruikt. Dit valt buiten de verantwoordelijkheid van TrainTool.
5.2 Deelnemer heeft toegang tot aan hem/haar verstrekte resultaten van een online training en toetsing van andere Deelnemers indien een andere Deelnemer dit actief heeft gedeeld voor feedback. Deelnemer zal deze resultaten en daarmee anderszins samenhangende informatie c.q. persoonsgegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk voor het geven van die feedback binnen het Domein. Ander gebruik binnen of buiten het Domein is niet toegestaan.
6. Andere doorgifte aan derden
6.1 Opdrachtgever heeft voor de in deze Privacyverklaring onder 3.3 opgesomde verwerkingsdoeleinden TrainTool als bewerker ingeschakeld, met wie Opdrachtgever een overeenkomst heeft gesloten die erop toeziet dat TrainTool voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.
6.2 TrainTool maakt voor de uitvoering van haar dienstverlening aan Opdrachtgever gebruik van cloudcomputing, waarbij zij (sub)bewerkers inschakelt waarmee zij een overeenkomst hebben gesloten, voor de opslag of verwerking van de persoonsgegevens van Gebruikers. Die overeenkomst biedt ook voldoende waarborgen voor technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot deze verwerking.
6.3 Voor het overige zal Opdrachtgever noch TrainTool de persoonsgegevens van Gebruikers niet aan derden verstrekken, behoudens toestemming van de Gebruiker daartoe, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening van TrainTool zoals verstrekking aan een externe Coach, op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van Opdrachtgever in het belang van de Gebruiker is.
7. Beveiliging
7.1 TrainTool heeft ten behoeve van Opdrachtgever passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. TrainTool is sinds 2016 gecertificeerd op het gebied van ISO27001 (Informatiebeveiliging). Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is te vinden op www.faculty.nl/data-security.
Ondanks dat TrainTool ten behoeve van Opdrachtgever passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico's verbonden, die helaas inherent zijn aan internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.
8. Bewaartermijn en -locatie
8.1 TrainTool bewaart persoonsgegevens van Gebruikers binnen het Domein niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening. De persoonsgegevens van Gebruiker worden verwijderd nadat TrainTool daartoe opdracht heeft verkregen van Opdrachtgever of de Gebruiker zelf. Ook wordt een gebruiker 45 dagen na het verlopen van zijn/haar licentie automatisch verwijderd. De data zal dan nog beperkte tijd aanwezig zijn in de backups.
8.2 TrainTool bewaart persoonsgegevens van Gebruikers binnen het Domein in Nederland. Zie voor meer informatie hieromtrent www.faculty.nl/data-security. TrainTool neemt daarbij alle redelijke maatregelen om te zorgen dat persoonsgegevens veilig worden worden opgeslagen en binnen de kaders van de AVG worden verwerkt.
9. Rechten van Gebruiker (AVG)
9.1 De Gebruiker heeft het recht om binnen de kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn/haar verzamelde persoonsgegevens in te zien (AVG artikel 15) en zo nodig aan te passen, aan te vullen (AVG artikel 16), te (doen) verwijderen (AVG artikel 17) en/of op te vragen voor verder gebruik (AVG artikel 20).
9.2 Tevens heeft Gebruiker het recht om met gegronde redenen bezwaar te maken tegen het verwerken van zijn/haar persoonsgegevens (AVG artikel 21) of te verzoeken deze verwerking te beperken (AVG artikel 18).
9.3 Gebruiker heeft het recht om niet gehouden te zijn aan besluiten die uitsluitend berusten op geautomatiseerde verwerking door TrainTool (AVG artikel 22). Daar waar TrainTool automatisch gegevens verwerkt, is dit alleen om de verwerkingsdoeleinden te dienen zoals opgesomd onder 3.3.
9.4 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het waarborgen van deze rechten en TrainTool zal hier haar volledige medewerking aan verlenen voor zover dat niet strijdig is met haar verplichtingen zoals die voortvloeien uit de wet en/of de overeenkomst met Opdrachtgever.
9.5 Voor het uitoefenen van deze rechten kan contact worden opgenomen met de onder artikel 13 genoemde contactpersoon.
10. Cookies
10.1 TrainTool maakt ten behoeve van de uitvoering van haar dienstverlening voor Opdrachtgever gebruik van zogenaamde 'cookies'. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als het Domein wordt bezocht. De cookie onthoudt in enkele gevallen wat de Gebruiker invult op het Domein voor een volgend bezoek (zoals bijv. de gekozen taal) zodat de inhoud van het Domein op desbetreffende Gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld. (First party cookies)
10.2 TrainTool maakt ten behoeve van de uitvoering van haar dienstverlening voor Opdrachtgever verder gebruik van online diensten van derden zoals, maar niet uitsluitend, Google Analytics en Hubspot. Deze diensten maken hiervoor ook gebruik van cookies (Third party cookies).
10.3 Gebruiker heeft het recht om het gebruik van cookies te accepteren of te weigeren. Bij een eerste bezoek wordt hiernaar gevraagd. Tevens kan gebruiker de browser zodanig instellen dat er geen cookies worden geaccepteerd. Hiermee blijven alle applicaties bruikbaar, hoewel enkele functionaliteiten wellicht minder goed of minder gebruiksvriendelijk werken. Bekijk hiervoor het Help-menu in uw browser.
10.4 TrainTool B.V. besteedt veel aandacht aan de selectie van deze third parties en zet alleen partijen in die een passend beschermingsniveau bieden voor de verwerking van persoonsgegevens. Deze diensten mogen deze informatie aan derden verschaffen indien ze hiertoe wettelijk worden verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens hen verwerken.
11. Links naar websites van derden
11.1 Door de Administrator van Opdrachtgever zijn mogelijk links naar websites van derden opgenomen waarin TrainTool geen inzicht heeft. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. TrainTool (en Opdrachtgever) is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop via deze websites mogelijk met persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan.
12. Wijzigingen
12.1 Opdrachtgever en TrainTool behouden zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Daarom worden Gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te controleren. Voortdurend gebruik van het Domein houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van Opdrachtgever.
13. Contact
13.1 Voor het uitvoeren van uw rechten genoemd onder Artikel 9 van deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met de Opdrachtgever. Voor andere aspecten van deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met TrainTool B.V.